Absetzbare Taxi-Ausgaben: die 16, die sich zu erfassen lohnen

Kurz gesagt: Die wichtigsten absetzbaren Ausgaben für selbstständige Taxifahrer im Rahmen der direkten Schätzung (estimación directa, der Standard-Steuermethode für Selbstständige in Spanien) sind Kraftstoff oder Ladestrom, die Versicherung, die Selbstständigenbeiträge (RETA), Wartung und Reifen, der TÜV (ITV), die Finanzierung oder das Leasing des Fahrzeugs, die Lizenz, der Steuerberater, Parkgebühren und Mautgebühren. Sie alle zu erfassen, macht den Unterschied zwischen dem, was du abrechnest, und dem, was du wirklich verdienst — und senkt deine Einkommensteuer (IRPF).

Dieser Artikel beschreibt das spanische Steuersystem für Selbstständige — wenn du in einem anderen Land fährst, nutze ihn als Ausgangspunkt und kläre die genauen Regeln mit einem lokalen Steuerberater. Frag irgendeinen Taxifahrer, wie viel er letzten Monat abgerechnet hat, und er sagt es dir in Sekunden. Frag ihn, wie viel er verdient hat, und die Sache sieht anders aus: Der echte Gewinn ist der Umsatz minus die Ausgaben, und die Ausgaben eines Taxis gehen weit über das Tanken hinaus. Hier die vollständige Liste — dieselben Kategorien, die wir auch in Taxio verwenden.

Die vom Alltag

• Kraftstoff (in Litern, wenn du den Verbrauch genau verfolgen willst)
• Ladestrom (in kWh, für Plug-in-Hybride und Elektroautos)
• Autowäsche: Das Auto ist dein Aushängeschild
• Parkgebühren und Maut: klein, ständig, unsichtbar, wenn du sie nicht erfasst

Die vom Auto

• Wartung: Inspektionen, Öl, Bremsen, Werkstatt
• Reifen: bei den Kilometern, die ein Taxi fährt, keine Nebensache
• TÜV (ITV): häufiger fällig als bei einem Privatwagen
• Finanzierung oder Leasing des Fahrzeugs: die monatliche Rate ist ebenfalls eine Ausgabe, auch wenn sie weniger wehtut, weil sie automatisch von der Bank abgebucht wird
• Versicherung: die Police für ein Fahrzeug im öffentlichen Personenverkehr

Die vom Selbstständigsein

• Selbstständigenbeiträge: religiös, jeden Monat
• Steuern und Gebühren
• Lizenz: Gebühren und Kosten für ihren Erhalt
• Steuerberater: was du zahlst, damit du dich nicht selbst mit dem Papierkram herumschlagen musst

Die Selbstständigenbeiträge sind übrigens nicht einfach nur eine weitere Fixkosten-Position: Spaniens Finanzbehörde (Agencia Tributaria) selbst führt sie ausdrücklich unter den absetzbaren Ausgaben des Betriebsinhabers auf, da bei der Berechnung des Nettoertrags im Rahmen der direkten Schätzung „die Beiträge des Betriebsinhabers zur Sonderregelung für Selbstständige (RETA)“ berücksichtigt werden, laut ihrem praktischen IRPF-Leitfaden. Und seit 2023 ist dieser Beitrag kein fester Betrag mehr für alle: Wie die offizielle Website der spanischen Sozialversicherung erklärt, „zahlen alle Selbstständigen Sozialversicherungsbeiträge basierend auf ihrem jährlichen Nettoeinkommen“, aufgeteilt in Stufen, die bis zu sechsmal im Jahr aktualisiert werden können — ein weiterer Grund, den echten Gewinn laufend zu erfassen, statt ihn am Jahresende über den Daumen zu peilen.

Die, die niemand gern erfasst

• Bußgelder: passieren; sie in der Buchhaltung zu ignorieren, macht sie nicht billiger
• Material und Zubehör: Sitzbezüge, Ladegeräte, Halterungen, Wasser für Fahrgäste
• Sonstiges: die Schublade für alles, was oben nicht passt

Warum du alle erfassen solltest (nicht nur „die großen“)

Weil sich der Gewinn im Kleingedruckten entscheidet. Eine wöchentliche Autowäsche, der Flughafenparkplatz und zwei Mautgebühren am Tag wirken wie Kleingeld; nach einem Quartal summieren sie sich zu Hunderten von Euro, die dich — wenn sie nicht erfasst sind — glauben lassen, du verdienst mehr, als du wirklich tust.

Damit das Finanzamt sie anerkennt, muss eine Ausgabe außerdem drei Bedingungen erfüllen: Laut dem Leitfaden der spanischen Finanzbehörde zur IRPF ist eine Ausgabe steuerlich absetzbar, wenn sie „mit der ausgeübten Tätigkeit verbunden“, „in der Buchhaltung oder den gesetzlich vorgeschriebenen Journalen erfasst“ und „angemessen belegt“ ist. Alle drei hängen davon ab, dass du die Ausgabe im Moment erfasst — nicht Monate später, wenn du den Beleg im Handschuhfach suchst.

Gut erfasste Ausgaben verändern zudem das Gespräch mit deinem Steuerberater: Statt mit einem Umschlag voller Belege kommst du mit einer Liste nach Kategorien und Datum. Welcher Teil absetzbar ist und wie, ist die Aufgabe deines Steuerberaters; deine Aufgabe ist, dass keine Ausgabe fehlt.

Wie Taxio das macht

In Taxio wird jede Ausgabe in Sekunden erfasst — mit Kategorie, Betrag und, falls relevant, Litern oder kWh. Die App zeigt dir die Ausgaben nach Kategorie und den echten Gewinn (Umsatz minus Ausgaben) pro Monat, Quartal oder Jahr an und exportiert ihn als PDF oder Excel-Datei, fertig für deinen Steuerberater. Wenn du eine Flotteführst, siehst du es zusätzlich nach Fahrzeug aufgeschlüsselt.

Die goldene Regel: Wenn es wegen des Taxis aus deiner Tasche kam, wird es erfasst. Dein echter Gewinn wird es dir danken.